Başarıya Giden YolKişisel Gelişim

Müzakere – Giriş (Optimal Yaklaşım)

Müzakere Giriş

Müzakere günlük hayatımızın her yerindedir. İşten eve, okuldan mahalleye hep bir müzakere içerisindeyizdir. Müzakere, farklı ihtiyaçların karşılanması için farklı fikirler üzerinde yapılan etkileşim sürecidir. Temel amaç anlaşmaktır. İnsanlar genellikle kendileri ile eş düzey olanlarla müzakere halindedirler. Rütbe farkının olmadığı iletişimde anlaşma ikna yoluyla çözülür. Müzakere, bazen pazarlık ve tartışma ile karıştırılır. Müzakere onları da kapsayan daha geniş bir süreçtir.

Müzakerenin Genel Kavramaları

İkna:  Bir konuda bir kişinin inanmasını sağlama, işi yapılmasına rıza ettirme
Uzlaşma:  İki tarafında karşılıklı ikna gayretiyle gerçekleşen,  tam ortada değil, ortak paydada buluşup nihai anlaşmaya varmak amacı ile müzakere masasına oturulması.
Anlaşma:  Bir işin gerçekleşmesi amacıyla belirli kurallar, ilkeler ve yaptırımlarla sözlü veya yazılı olarak uzlaşmaktır.
Müşteri:  Müzakerecinin temsil ettiği kişidir.
Karar verici: Üst pozisyon olan ve hüküm verecek olan, karar mercidir.

Müzakereye İhtiyaç Duyulmasının Nedenleri

  • Müzakerenin amacı ihtiyaç/ların karşılanmasıdır. Kişilerin ihtiyaçları karşılanması halinde, müzakereye gerek kalmaz.
  • Her iki tarafın da ihtiyaçları vardır. Müzakere öncesinde tarafların elde etmeyi umdukları hedefleri vardır.

Bu ihtiyaçların karşılanmasının en genel geçer yolu iknadır. Karşı tarafın neye ihtiyaçları olduğu bir kez tespit tespit edilirse, kendi ihtiyaçlarınızı da karşılayabileceğiniz ortak bir zemin bulmak çok daha kolay hale gelir. Usta müzakereciler karşı tarafın ihtiyaçlarını da, en az kendi ihtiyaçları kadar anlayandır. Karşı taraf başta sadece kendi nedenleri için müzakere eder, sizinkiler için değil. Bu da olaya daha sığ bakmaya neden olur. Olaya geniş bir perspektiften baktığınızda olayı sizin yönetmeniz kaçınılmaz olacaktır.

Müzakere Sürecinin Temel Unsurları

Müzakere anlık ve tek bir durumdan ziyade bir süreçtir. Bu süreci etkili bir biçimde yürütmek için ihtiyaç duyulacak becerileri saptamak ve ilkeleri tanımak gerekmektedir. Genel müzakere biçimlerinde ortak olan başlıca unsurlar vardır.

  • Arzu edilen sonucu ulaşmak için ihtiyaç duyan ya da ihtiyaç duyduğunu düşünen en az iki taraf içerir.
  • Ortak bir çıkar olmasına rağmen, tarafların farklı görüşü ve farklı amaçları vardır. Bu farklılıklar direkt sonuca varılmasını engeller.
  • Taraflardan her biri, bir diğerini ikna ederek onun başlangıç pozisyonunu değiştirmenin mümkün olduğunu düşünür. Tarafların idealinde ki uzlaşmaya varmaya niyetli olmaları şart değildir. İlk hedeflerine ulaşamayacaklarını anlasalar bile kabul edilebilir bir anlaşma sağlayabileceklerine dair umutları vardır.
  • Her tarafın gerçek veya varsayılan bir gücü vardır. Eğer bir tarafın hiç gücü yoksa ve gücü var olduğu varsayılmıyorsa, mesele güç sahibi tarafından tek taraflı halledilebilir.
  • Müzakere durağan değil, dinamik bir süreçtir. Sürekli değişken yapıya sahiptir. Yeni bilgilere bağlı yeni teklifler ve alternatifler ortaya çıkarak; tarafların, ilgi alanları, ihtiyaçları ve amaçları doğal olarak değişime uğrar.
  • Sözel ve yazılı iletişime dayalı, kişiler arası etkileşim süreci olan müzakere, mektup ve elektronik posta veya telefon ile yürütülse de, temelinde beşeri unsur yatmaktadır. Müzakerenin ilerleyişi sadece gerçeklerle, mantıki ve bilimsel argümanlarla ilerlemez. Onlarla birlikte, hatta daha kuvvetli bir surette duygular ile ilerler.

Tüm Bunları Özetleyecek Olursak

“Müzakere iki veya daha fazla tarafın, başlangıçta hedefleri farklı olduğu halde birlikte bir sonucu varmalarını gerektiren durumlarda karşılıklı kabul edilebilir bir çözüme ulaşmak için tartışma ve ikna yoluyla farklılıkları çözmeye çalıştıkları bir etkileşim sürecidir.” Daha da özetle, “Müzakere, anlaşmaya ulaşmak için yapılan tartışma ve pazarlık” olarak ifade edebiliriz.  Ayrıca müzakerenin sonucuna her iki tarafında veto hakkının olduğu bir süreçtir.

Daha fazla güç sahibi olan rahatlıkla “hayır” diyebilir. Lakin tarafların en azından talebi gözden geçirmeye ve böylece karşılıklı kabul edilebilir bir sonuç hakkında bir tartışma içine girmeye niyetli olmaları ve ortak çıkarların veya gizli güç ilişkilerinin varlığı müzakereyi mümkün kılar. Genellikle, her iki tarafında anlaşamadan çıkarları olması inancı müzakereyi başlatır.

“Şehirler arası yolcu taşıma yapan bir firmanın muavini daha önce işi düştüğü ve onunda yaptığı arkadaşının, Edirne’den Ankara’ya gideceğini öğrenir. Arkadaşı için ucuza bilet bulur ve kendi çalışacağı otobüse ayarlar. Fakat otogara otobüsü kaçıran arkadaşı, muavini arayarak otobüsü kaçırdığını taksi ile 15 dakika içinde geleceğini söyler. Muavinden otobüs şoförünün biraz beklemesini talep eder. Muavin vefakar bir insan olduğu için arkadaşını kıramaz ve müzakereci rolünü üstlenerek şoförün sefere geç kalkmasını, arkadaşı için talep eder ve müzakerenin başlamasını ateşler. Muavin şoför ile olduğu gibi konuşur. Her iki tarafta programda ki değişikliğin yol açabileceği maliyetlerin ve diğer müşterilerin huzursuzlanabileceğinin farkındadır.  Lakin otobüs şoförü ile muavin arasında ki önceki diyaloğu ve şoförün ona bir kıyak yapması ve vefakar muavini başka zaman kendi işi için onu kullanabileceğine inanması ya da inanmaması, şoförün sahip olduğu karakteristik özellikleri ve diğer tüm etkenler verilecek olan kararı etkileyecektir.”

Müzakere ve İstişare

Bazı durumlarda yöneticiler, müzakere ile istişareyi birbirine karıştırdırkları için kendilerin beklenmedik bir şekilde müzakere içinde buluverirler.

“Mehmet Bey, bir hava yolları şirketinin yeni atanmış finans müdürüdür. Departmanda yeniden yapılandırma yapmaya karar verir ve ek bir masraf çıkartmama koşuluyla CEO’dan bu konuda tam yetki alır. CEO yine de Mehmet’e herhangi bir değişiklik yapmadan evvel kıdemli Operasyon Müdüresi Gaye Hanım’la görüşmesini önerir. Mehmet yeniden yapılanlandırma üzerine çalışır ve nihayetinde planlamayı tamamlayarak Gaye’ye götürür ve ona yeniden yapılandırmanın avantajlarını sıralar. Mehmet konuşmasını “şirketimiz için önemli ve yararlı olacak olan bu çalışmada umarım benimle aynı fikirdesinizdir.” der ve sözünü bitirir. Bunun üzerine Gaye biraz incelemenin ardından “Üzgünüm, aynı fikirde değilim. Her şeyi olduğu gibi bırakırsanız daha iyi olur.” der.

Bu durum karşısında Mehmet iki şekilde hareket edebilir.  “Bu benim departmanım ve ben planımı sadece anlatıyorum ve onayınızı istemiyorum.” manasında bir şeyler der yahut Gaye’nin sözüne karşılık kendisinin ve Gaye’nin fikirlerini artılarıyla ve eksileriyle değerledirebileceği bir tartışma başlatabilir ki, bu müzakerenin başladığı anlamına gelir. Müzakerenin sonucunda Mehmet’in amaçladığından çok farklı yeniden yapılandırma planı ortaya çıkacaktır.

Bu örnek vakada Mehmet için ters giden şey, onun istişare olarak gördüğü sürecin karşı tarafın müzakere olarak algılamasıdır. Bunun sebebi ise Mehmet’in meseleye yaklaşım biçimidir. Gerçek bir istişare yaklaşımı için planlamaya son şeklini vermeden önce, Gaye ile görüşmesi ve şunu söylemesi gerekirdi:  “Departmanın işleyici ile ilgili sizin bakış açınıza göre dikkate almak gerektiğini düşündüğünüz bir şeyler var mı?” dediğinde ve kendisinin yeniden yapılandırma konusunda yetkilendirildiğine değindiğinde, Mehmet bir taraftan kendi planını geliştirme konusunda tam özgürlük kazanır, diğer yandan ise de Gaye’nin onayını belirtecek birisi konumuna getirmemiş olurdu. İşte istişare denilen şey budur. Ayrıyetten “bana yetki verildi ve sizin söyledikleriniz geçersiz” manasında sergilenecek tutum, uzun süreli ilişkilerde kaçınılmaz bir marazlık teşkil edecektir.

Müzakere ve istişarenin arasındaki farkı kavrama örnelke olduğu gibi yaşamımızda önemli rol oynar. Müzakere, bir karar uygulamaya konmadan önce her iki tarafında uzlaşmasını, gerekli veya arzulanır olduğu hususuna fikir birliğine vardığını işaret eder. İstişare, bir tarafın diğerinin görüşlerini dinlemeye niyetli olduğu, fakat diğer taraf katılsın veya katılmasın, karar merceği kendisi olduğunu ifade eder.

Müzakerenin Önemi

Müzakere genellikle uzun bir süreçtir. Müzakerenin gerekli olup olmadığının sorulmasıyla zaman ve maliyet tasarrufu sağlanıp, gereksiz fedakarlıklardan kaçınmakta mümkündür. Yöneticinin karar verme otoritesi tartışılmaz olduğunda, müzakere de bulunmaktansa, olası zararlardan bahsedip yöneticinin kararına uymak çok daha uygun olur. Alternatif olarak bir talep veya bir iddiaya en iyi yanıt münakaşaya girmek yerine uzlaşmaya varmak olduğu örnekleri saymakla bitmez. Günlük yaşantımızı biraz gözlemlediğimizde bunu kolaylıkla fark edebiliriz. Bir çok hastalığın temel sebebi olan stresi yaratan durumları ortadan pozitif bir müzakereyle kaldırmak mümkündür.

Karış tarafın iyi bir gerekçesi varsa ve olumsuz sonuçlar doğurmayacaksa neden müzakereye vakit ve nakit harcansın ki? Karşı tarafın talebini istemeye istemeye kabul edilerek sonuçlanacak gereksiz bir tartışma, çabuk ve beklenmedik bir “evet-tamam-yaparım”la, kazanılabilecek tüm avantajları kaybettirebilir. Basit bir evet-hayır yerine farklı bir alternatif olarak bir üst merciye gitme eylemi vardır. Mecbur kalmadıkça veya bu yolla direkt ya da dolaylı bir avantaj elde edilmeyecekse, müzakere etmeyin.

Müzakerede Karşılaşan Temel Sorunlar

Müzakerede her zaman berilirsizlik; yani kararsızlık ve kontrolsüzlük vardır. Bu belirsizlik faktörleri genellikle müzakereyi güçleştirir, sürece ve sonucu olumsuz etkiler, taraflarda endişe ve stres yaratır. Genellikle müzakereci bazı hususlarda kararsız kalır.

  • Üstün, dengin ve diğerlerinin ulaşmak istediği hedefler nelerdir?
  • Amaca gerçekten ulaşma ihtimali nedir?
  • Karşı taraf gerçekte ne istiyor?
  • Karşı tarafın asıl ihtiyacı ve amacı nedir?
  • Karşı taraf ve müzakereci üzerinde nasıl bir etki bırakılabilir?

Belirsizlik ve kontrol eksikliğinin yanı sıra, müzakereyi olumsuz yönde etkileyecek bir takım başka faktörlerde bulunur.

  • Müzakere sürecinin yeterli düzeyde anlaşılmaması
  • Yetersiz, eksik bilgi
  • Etkin olmayan iletişim
  • Etik olmayan iletişim
  • Strateji ve taktik uygulamaların da becerisizlik ya da bilgisizlik
  • Kendini kaybetme
  • Saygınlık ve itibarın yitirilmesi gibi durumlar
  • Verilen kararlarla duyguların karıştırılması
  • Bilgiler arasındaki farkların çatışmalara neden olması
  • Bir tarafın gerçekçi olmayan beklentiler talep etmesi
  • Müzakere esnasında önceden planlanmamış yapılan davranışlardan doğacak risk ve hatalar.

Bu sorunların büyük bir çoğunluğu müzakerecilerin algılama gücü, analitik düşünme kabiliyeti ve iletişim becerilerini geliştirecek optimal müzakere yaklaşımıyla çözülebilir. Optimal müzakere yaklaşımı, ayrıntılı ön hazırlığın ve sistematik planlamanın yapılmasını ifade eder. Bu yaklaşım aynı zamanda müzakere amaçlarına ulaşmayı sağlayacak uygun strateji ve taktiklerin seçilmesi için esnek bir sistemi de içermektedir.

Bu strateji ve taktikler sayesinde güç kullanımı, rekabet, ikna etme, pazarlık, birleşmeler, problem çözme ve bunların çeşitli kombinasyonları yer almaktadır. Görüldüğü gibi bu yaklaşım ciddi bir şekilde müzakereye büyük yarar sağlar.

Müzakere etmeyi doğru bir şekilde öğrenmek, hayatımıza çok büyük bir katkısı olacaktır. Müzakere için öncelikle bir amaç belirlemeniz gerekmektedir. Amacınız doğrultusunda hareket ettiğiniz de başarılı bir müzakere olası ihtimaldir. Ve başarılı bir müzakere sizin istediğiniz sonucu elde etmenizi sağlayacaktır.

Canan Çetin’in, Müzakere Teknikleri kitabından yararlanılmıştır.

Etiketler

3 thoughts on “Müzakere – Giriş (Optimal Yaklaşım)”

  1. Çok başarılı bir yazı olmuş.Bize bilgi kattığın için teşekkürler. Başarılarınızın devamını diliyorum.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir